Intranet ou Sharepoint? Como criar um Workplace de sucesso!

Na dúvida na hora de escolher o sistema da sua Intranet ou quer saber como criar Sharepoint? Tire suas dúvidas e confira os 10 passos para criar uma intranet de sucesso!

Atualmente, um dos maiores desafios das empresas é fortalecer sua cultura organizacional, de forma que mantenham todos os colaboradores motivados diariamente em prol do mesmo objetivo. São diversas as soluções que as pessoas escolhem com o objetivo de resolver isso, como criar Sharepoint, implementar uma Intranet, etc.

Isso porque, a comunicação interna é a base para o fortalecimento da cultura organizacional. Antes de mais nada, é preciso garantir uma excelente comunicação interna, pois ela definirá o sucesso de todas as ações.

Além disso, o mercado de trabalho está em transformação, com colaboradores exercendo suas funções com contratos e modelos de trabalho muito distintos. Logo, isso afeta ainda mais a integração plena com a cultura da organização.

Logo, na busca de superar tantos desafios, profissionais de RH se deparam com muitas opções e restam as dúvidas: Como decidir o que é melhor para minha empresa, qual será o melhor caminho? Como criar Sharepoint ou uma Intranet? 

Para te ajudar na sua decisão, preparamos um artigo completo respondendo as dúvidas mais comuns que recebemos. Além disso, selecionamos 10 dicas para que o seu Workplace seja um sucesso. Confira!

Como funciona uma Intranet?

A Intranet é um ambiente virtual que conecta toda a equipe no mesmo lugar de forma restrita e cada colaborador tem um usuário e senha para realizar o login. Ou seja, ela é o espaço onde tudo acontece: desde compartilhamento de dados, informações e arquivos até a interação de todo o time.

Aliás, a utilização de Intranet é bastante comum em grandes companhias que trabalham com um fluxo de dados intenso. Apesar disso, cada vez mais, médias e pequenas empresas estão aderindo a ferramenta para facilitar e organizar o dia a dia.

Quais são as vantagens de ter uma intranet?

Hoje em dia, com o desenvolvimento contínuo das ferramentas, é possível personalizar sua Intranet, de acordo com os objetivos, experiências e cultura da empresa. Também é possível adicionar módulos específicos para potencializar sua plataforma, dependendo do fornecedor que sua organização escolhe.

Dessa forma, a experiência dos usuários é personalizada, garantindo um ótimo aproveitamento e todas as vantagens que utilizar uma Intranet de alta qualidade pode oferecer. Por exemplo, algumas delas são:

• Segurança de dados;
• Comunicação fortalecida;
• Diminuição da desinformação;
• Mais segurança para empresa e colaborador;
• Organização de tarefas e mais produtividade;
• Maior engajamento e conexão com os valores da empresa;
• Diminuição na rotatividade (turnover) de funcionários;
• Economia de tempo e recursos;
• Maior integração de colaboradores em modelo home office ou híbrido;
• Experiência digital aprimorada, eficiente e orientada para o colaborador.

Como criar: Sharepoint ou MMCafé? Escolhendo seu sistema.

O Sharepoint é uma plataforma de aplicações Web, onde seus usuários criam portais e gerenciam conteúdos. Ou seja, é um sistema onde é possível criar portais no geral, inclusive uma Intranet.

Entretanto, vale ressaltar que uma Intranet de Sucesso não se limita somente ao sistema contratado. Em outras palavras, contratar apenas um sistema não garante o engajamento dos usuários.

Porém, a Intranet MMCafé sabe que este é um fator importante, e oferece um sistema moderno, o mesmo utilizado por grandes plataformas como Netflix, Nubank, Wall Mart, RD Station, Shopify e Ifood.

Em segundo lugar, você já pensou em quem irá criar este portal? Por ser uma plataforma bastante técnica, o Sharepoint exigirá que você disponibilize um profissional experiente tanto para configurar o portal, quanto para publicar o conteúdo e manter as atualizações.

Por outro lado, o grande diferencial da MMCafé é sua plataforma muito intuitiva, simples e fácil de usar. Além disso, nossa equipe oferece um treinamento em que, em pouco tempo, o responsável por conteúdo já se sente à vontade para configurá-la e atualizá-la, mesmo não tendo conhecimentos técnicos para tal.

Além disso, nossa solução é totalmente preparada para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sendo uma preocupação a menos para as empresas que a contratam, pois assim tal companhia não precisará envolver o setor jurídico no processo de configuração de seu sistema. Afinal, as multas para aqueles que não seguirem tal legislação podem ser milionárias!

Por fim, trabalhar com um sistema desenvolvido com foco total em Intranet para Empresas proporciona as melhores soluções direcionadas às necessidades do negócio, com um melhor custo benefício.

Nesse sentido, a Intranet MMCafé possui mais de 100 funções e módulos para potencializar a plataforma de acordo com as necessidades do seu projeto, muitos deles exclusivos, que só a MMCafé disponibiliza. Confira alguns deles:

• Fluxo de atendimento: Possibilita a criação de mapas mentais para visualização de fluxos e processos. Mais produtividade para a equipe de atendimento!
• Reserva de salas: Solução que facilita a reserva de salas e equipamentos;
• Leitura comprovada: Maior domínio da entrega de comunicados e informações importantes;
• Gamificação: Aumente a performance da equipe de forma lúdica!
• Glossário: Ajuda na compreensão de termos pouco conhecidos, facilitando a leitura de informações técnicas;
• Quiz: Uma forma dinâmica de avaliar, interagir, testar e engajar os colaboradores;
• Chat: Espaço para comunicação segura e eficaz para toda equipe.

10 passos para criar uma intranet de sucesso

Agora que você já esclareceu suas principais dúvidas e entendeu a importância de implementar uma plataforma de comunicação interna, ai vai o próximo passo: contratar sua Intranet.

Nesse sentido, é importante ficar atento aos seguintes passos e garantir o sucesso da sua implementação. Afinal, o intuito da Intranet é potencializar e melhorar exponencialmente os KPIs de sucesso da comunicação da empresa.

Caso contrário, você corre o risco de não ter um excelente engajamento na plataforma ou até mesmo, ocorrer dos funcionários não aderirem à Intranet. Ao seguir estes passos, você evita cometer alguns erros simples, mas que fazem toda a diferença. Confira!

1. Contrate uma empresa comprometida com o seu resultado

À princípio, muitas empresas prometem excelentes resultados com a sua solução, mas elas estão de fato comprometidas em te ajudar a alcançar este resultado? Por exemplo, a MMCafé possui uma equipe que acompanha de perto os KPIs da sua Intranet e contribui para uma implementação eficiente.

2. Estudo de caso

Cada empresa tem desafios, objetivos e culturas diferentes entre si. Logo, antes da contratação da sua Intranet, nós realizamos um estudo de caso para desenvolver um projeto customizado que trará os melhores resultados.

3. Planejamento Estratégico

Após o Estudo de Caso, é necessário realizar um alinhamento das ações, para que você tenha uma visão clara de todo o passo a passo antes mesmo de iniciar o projeto. Ajudamos a tomar as ações corretas em cada etapa do processo.

4. Introduza a equipe

De fato, a Intranet é um ambiente novo e requer adaptação. Por isso, um dos diferenciais da MMCafé é que garantimos economia de tempo e maior engajamento através de Treinamento, Suporte, Central de Ajuda e Lives oferecidas pelo nosso time.

5. Abastecimento de Conteúdo

O conteúdo disponibilizado também é um fator relevante. Por isso, é preciso determinar uma pessoa responsável para produzir e abastecer sua Intranet com conteúdo pertinente e confiável, tornando um ambiente rico de informações.

6. Concentre todos os arquivos no mesmo local

Um ponto que muitos deixam passar na hora da sua escolha, mas que faz toda a diferença, é saber se a Intranet aceita os mais diversos formatos de arquivos, como vídeos, fotos, PDF, Planilhas e documentos. Afinal, apenas assim será possível organizar tudo no mesmo local, garantindo que o colaborador acesse tudo que precisa em um só lugar.

7. Explore, teste e estimule o uso da ferramenta

Um passo importante na implementação é estimular que toda a equipe explore, teste e acesse a ferramenta, estimulando o seu uso no dia a dia. Além de todo o suporte introdutório, contribuímos com dicas de ações de engajamento para cada etapa da implementação.

8. Customize a página inicial

Acima de tudo, lembre-se que a Intranet é o espaço digital da empresa. Logo, ela precisa ter a mesma identidade visual para funcionar como uma extensão do espaço físico. Por isso que a customização é essencial.

9. Acompanhe os indicadores de performance

Para garantir a alta performance na utilização da ferramenta, nós prestamos todo o apoio a sua equipe e ajudamos a criar e monitorar indicadores, oferecendo Dashboards e relatórios para que sua empresa aprimore os seus processos.

10. Otimize resultados com feedback de indicadores

Por fim, tenha em mente que sua Intranet irá evoluir junto com a sua empresa, assim como a MMCafé evolui e te ajuda a otimizar seus resultados. Dessa forma, sua Comunicação Interna estará sendo sempre fortalecida.

O que os profissionais de RH falam sobre a Intranet MMCafé?

O sucesso do projeto de nossos clientes é o nosso sucesso. Dessa forma, acumulamos diversos Cases incríveis de clientes que se tornaram verdadeiros parceiros. Além disso, a MMCafé foi premiada pelo Instituto Intranet Portal por 2 anos consecutivos como a Melhor Intranet do Brasil.

Assim como você, vários profissionais nos procuram cheios de dúvidas e desafios a superar, “como criar”, “Sharepoint ou MMCafé: qual sistema utilizar?”, “como melhorar a performance da minha comunicação interna?”.

Aqui, cada projeto é único e assim, conseguimos atender aos mais diversos segmentos e garantir sempre os resultados além do esperado. Confira alguns relatos de profissionais de RH que trabalham com a Intranet MMCafé:

“A intranet é um projeto antigo da empresa que finalmente foi ao ar em 2020, no processo de escolha do fornecedor selecionei a MMCafé por conta da plataforma intuitiva de fácil navegação e da percepção de UX da própria equipe, acredito que isso fez total diferença para o sucesso do meu projeto. A ferramenta possibilitou a comunicação centralizada atingindo 100% da equipe, disseminação da cultura empresarial proporcionando agilidade e facilidade na disponibilização do conteúdo. A MMCafé mudou a comunicação da minha empresa!” – Fernanda – Shopping do Cidadão

“São super parceiros! Estão sempre à disposição para tirar dúvidas e prestar suporte.” – Daniel – Drogaria São Paulo

E você, está esperando o quê? Confira alguns exemplos de Intranet Corporativa ou então, Solicite uma Demo para conferir na prática o melhor sistema para Intranet, que oferece os melhores benefícios para sua empresa.