O que é uma intranet?

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O que é uma intranet?

Uma intranet é uma rede corporativa digital e privada, projetada para apoiar os funcionários de uma organização na comunicação, colaboração e desempenho de suas funções

Escrito por Thiago Andrade

Uma intranet é uma rede corporativa digital e privada, projetada para apoiar os funcionários de uma organização na comunicação, colaboração e desempenho de suas funções. Ele atende a uma ampla gama de finalidades e usos, mas em sua essência, uma intranet existe para possibilitar a melhor comunicação possível entre colaboradores.

PARA QUE SÃO UTILIZADAS AS INTRANETS

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A finalidade de uma intranet específica é determinada de empresa para empresa conforme seus objetivos, experiências e cultura. No entanto, os usos mais comuns de uma intranet incluem:

  • Acesso às informações: com um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS), as intranets podem ser utilizadas para hospedagem e centralização de documentos, políticas e informações as quais os funcionários precisam para desempenharem suas funções;

  • Conectar pessoas: uma intranet faz com que os colaboradores se encontrem, se conectem e se comuniquem, construindo uma cultura virtual;

  • Gerenciamento do ciclo de vida do funcionário: com a capacidade de apresentar informações personalizadas e homepages, além do gerenciamento de permissões, as funcionalidades voltadas ao RH podem efetivamente preparar e integrar novos funcionários;

  • Gestão do conhecimento: ao lado de informações e documentos formais, as organizações normalmente detêm vastos níveis de conhecimento entre seus funcionários. Por meio de Fóruns, Quiz, Enquetes e Comentários é possível realizar treinamentos e até mesmo testes para avaliações individuais ou conjuntas;
  • Concluindo tarefas ou fluxos de trabalho: combinando formulários ou aplicativos transacionais com informações hospedadas, as intranets permitem que os funcionários se auto-atendam e concluam processos comuns – como reserva de salas, envio de despesas ou realização de treinamento interno.

RECURSOS POPULARES DA INTRANET

Os recursos e a funcionalidade das intranets variam de acordo com o provedor e com a sua construção. Aqui, exploramos os recursos que uma intranet precisa ter nos dias atuais.

FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO COM REDE SOCIAL CORPORATIVA INTEGRADA

O surgimento das mídias sociais transformou a maneira como nos conectamos e nos comunicamos em nossas vidas. E isso tem desempenhado um papel cada vez mais vital na comunicação empresarial.

Antes, as intranets eram vistas historicamente como um meio de comunicação com a hierarquia “de cima para baixo” ou seja: da gerência para os funcionários. Agora há um surto de desenvolvimento nas formas de comunicação instantâneas e bidirecionais.

Os recursos comuns nesta categoria incluem:

  • Perfis de usuários anexados ao diretório da empresa, geralmente com conectividade ou integração com fontes de perfil externas, como LinkedIn e Twitter;
  • Áreas de conteúdo;
  • Fóruns, áreas de discussão e bancos de perguntas que oferecem uma base intuitiva e informal para colaboração e idealização entre funcionários;
  • Comunidades dedicadas a departamentos específicos, projetos ou até mesmo interesses comuns, onde indivíduos agrupados podem se encontrar ‘virtualmente’ para compartilhar ideias, fazer perguntas ou simplesmente comunicarem-se uns com os outros;
  • Recursos de interação social, como a capacidade de seguir usuários ou @ mencionar pessoas e conteúdo, além de curtir, compartilhar, #taggear ou comentar.

MÓVEL E ACESSIBILIDADE

Agrupamos aqui duas tendências que refletem a mudança para uma cultura “sempre ativa”, tanto em nossa vida pessoal quanto profissional.

Embora historicamente os temores em torno da privacidade e da proteção de dados tenham deixado muitas empresas receosas em tornar os sistemas corporativos prontamente disponíveis para os funcionários fora do local de trabalho, agora apreciamos – mais do que nunca – a necessidade de fornecer facilidade de acesso para eles, em um momento e de forma que corresponda às preferências de maneiras de trabalhar que cada um apresenta.

Deixar de fornecer flexibilidade de acesso aos usuários impede uma cultura verdadeiramente colaborativa.

Paralelamente, o trabalho remoto e a globalização aumentaram drasticamente. Oferecer acesso restrito aos sistemas de um único local não é mais uma opção. Como resultado, opte por serviços de intranet que ofereçam:

  • Versões de aplicativos móveis, para acesso rápido e fácil em qualquer lugar, além da capacidade de ‘enviar’ informações aos funcionários, independentemente da localização;
  • Intranet responsiva para acessibilidade em vários dispositivos móveis;
  • Recursos de segurança e testes abrangentes para total tranquilidade, abrangendo tudo, desde criptografia de dados até certificação de conformidade, testes de penetração e muito mais;
    Integração com sistemas baseados em cloud, incluindo armazenamento em nuvem como o Office 365 para acesso e gerenciamento eficiente de documentos.
  • Ao considerar uma solução de intranet, é importante considerar as diferentes maneiras como as pessoas em sua organização trabalham e garantir que sua intranet possa atendê-las de maneira eficaz.

INTEGRAÇÃO E CONECTIVIDADE

Uma intranet fornece uma solução comercial para suas necessidades de comunicação interna.

Concluir o trabalho em vários sistemas que não se comunicam pode resultar em duplicação de esforços, perda de informações ou desatualização e, por fim, em experiências ruins para funcionários e clientes.

Além disso, vários aplicativos que exijam diferentes logins e senhas podem tornar a experiência digital desajeitada e demorada, afetando a capacidade dos funcionários de trabalharem com eficiência.

Por isso, uma intranet deve funcionar perfeitamente junto às ferramentas e aplicativos de negócios existentes e futuros, em vez de operar como uma plataforma isolada.

As plataformas de intranet com maior índice de aceitação são aquelas que incluem uma API pública ou integrações de terceiros, permitindo que a organização se conecte perfeitamente com outros aplicativos e plataformas em um único local.

A Intranet MMCafé funciona em colaboração com uma variedade de aplicativos e sistemas de terceiros, facilitando um local de trabalho digital verdadeiramente conectado, tudo em uma só interface!

 INTRANETS X EXTRANETS X PORTAIS DE INTRANET

Ao pesquisar ‘o que é uma intranet’, você pode encontrar vários termos ou variações diferentes. Alguns dos mais populares incluem extranets e portais, que costumam ser usados ​​como sinônimos – causando confusão.

  • Extranets permitem acesso controlado de usuários externos autorizados a uma intranet da empresa. Por exemplo, sua organização pode optar por permitir o acesso seletivo a certos fornecedores, parceiros, fornecedores ou mesmo clientes à intranet de sua empresa, para facilitar certos processos de negócios, como gerenciamento de estoque.
  • Os portais de intranet atuam como um gateway ou ‘porta’ centralizada para outros sites ou aplicativos dentro da empresa. Por exemplo, os usuários podem fazer login na intranet da empresa e, a partir dela, obter acesso direto aos sistemas de RH ou folha de pagamento da empresa.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DAS INTRANETS?


Como já vimos, uma intranet pode ter muitas funções dentro de uma organização e servir a uma ampla gama de comunidades, departamentos e objetivos. Os benefícios, portanto, são tão amplos e provavelmente extensos demais para que possamos trazer todos aqui.

No entanto, separamos os principais benefícios relatados por nossos clientes após a implantação da plataforma de Intranet MMCafé, são eles:

  • Comunicação aprimorada;
  • Produtividade aumentada;
  • Níveis mais altos de engajamento dos funcionários, com uma diminuição na rotatividade (turnover) de pessoal;
  • Eficiência comercial, juntamente com economia de tempo e custos para a organização;
  • Maior colaboração em toda a empresa, resultando em níveis mais altos de inovação, produtividade e resolução de problemas;
  • Uma cultura comum, com maior visibilidade da visão, valores, sucessos e direção da empresa, mesmo para funcionários que trabalham remotamente;
  • Simplificação e aprimoramento da arquitetura da informação, resultando em experiências digitais aprimoradas, eficientes e orientadas para o colaborador.

Ao definir uma intranet é importante considerar qual potencial ela possui e qual papel desempenha no contexto mais amplo da organização. Na realidade, sua intranet é planejada e definida principalmente por você. Então, capriche!

Conte com a MMCafé para estruturar a comunicação da sua empresa. Nossa Intranet possui mais de 90 funções e diversos cases de sucesso em diferentes áreas, venha conhecer!