As 10 melhores dicas antes de contratar uma intranet

As 10 melhores dicas antes de contratar uma intranet

Escrito por Aline Martins

Atualmente a intranet representa muito mais do que um espaço apenas para consulta de ramais e download de documentos.

O tempo passou e com isso vieram as evoluções, como a quantidade e qualidade das funcionalidades e a chegada de novas tecnologias, transformando a intranet em algo essencial para aumentar o envolvimento e proatividade no ambiente corporativo. 
 

Para ter acesso às melhores ferramentas, aqui vão 10 dicas imprescindíveis para você considerar ao contratar uma intranet.

1 –  Entenda as necessidades da empresa

Avalie exatamente quais as expectativas que você e seus colaboradores têm para uma intranet, faça pesquisas, entrevistas com todos os níveis da empresa, converse com quem de fato vai utilizá-la todos os dias .

Converse desde o presidente até o estagiário e entenda onde estão as maiores dores com relação a comunicação, processos administrativos, busca e fluxos de informação, serviços internos, workflows, documentações, gestão do conhecimento, integração entre áreas e assim por diante.

Quanto melhor você entender a operação da sua empresa, mais fácil será para destacar as necessidades que a organização tem.

2 –  Conheça tudo o que a ferramenta tem a oferecer

Você sabe quais são todas as possibilidades que o fornecedor tem para oferecer? Já ouviu falar, mas não entende muito bem? Essa é a hora de se aprofundar sobre a ferramenta. Olhe para tudo, sem preconceitos.

A área de tecnologia da informação será grande aliada nessa jornada de conhecimento. Se não entender, pergunte! Aproveite para se aprofundar nas widgets que são padrão da ferramenta, formas de utilização, módulos e todas as ferramentas disponibilizadas dentro da plataforma. 

Navegue, pesquise e peça opiniões. No final do processo você irá descobrir que tem grandes cardápios para escolher, com as melhores soluções para o seu portal.

3 –  Defina objetivos e etapas para a implementação

Por qual razão sua empresa está investindo na implantação de uma plataforma? Os objetivos precisam estar claros para que você consiga medir o sucesso lá na frente.

Disseminar a cultura corporativa, ajustar processos de comunicação, melhorar a integração entre times, trazer eficiência nos serviços internos oferecidos pelas áreas são alguns exemplos. 

Além de dar um norte para o comitê operacional, você vai conseguir alinhar as finalidades com o patrocinador desse projeto, que irá cobrar resultados e você terá facilidade para mensurá-los.

4 –  Treinamento e adaptação

Quando você for contratar uma intranet, certifique-se de garantir que todos os publicadores receberão treinamento sobre como utilizá-la e aprendam as melhores práticas para publicação, assim você irá criar as melhores experiências para os usuários.

5 –  Suporte

Procure por fornecedores que ofereçam um bom suporte com disponibilidade para ajudar sua empresa caso exista alguma necessidade ou problema em sua intranet.

A MMCafé oferece muito mais do que um suporte: atuamos com um time proativo, dedicado ao sucesso do cliente, que estuda e realiza continuamente novas oportunidades de melhor uso da intranet.

6 – A pré-implantação

Durante a pré-implantação da sua intranet você precisará tomar algumas decisões que têm grande influência na direção do seu projeto. 

A melhor opção é escolher uma plataforma robusta que poderá te ajudar nesse quesito, contando com um fornecedor que tenha uma equipe preparada à disposição, que auxilie a sua empresa a gerar o melhor resultado final.

7 – Gestão de projetos 

Sabe aquele assunto que gera empolgação nas primeiras reuniões e depois de três ou quatro encontros, fica estagnado e ninguém mais se dedica a ele?

Se não houver um projeto estruturado, com tarefas e responsabilidades estabelecidas para cada membro, você correrá o risco de não contar com a motivação das pessoas e trabalhar sozinho! 

Por isso, busque por uma plataforma que ofereça funcionalidades que impulsionem novos negócios, gerem engajamento e envolvimento, fazendo com que as ideias saiam do papel. Tão importante quanto ter iniciativa é ter acabativa e para isso as empresas devem escolher ferramentas robustas que contenham o principal para a comunicação interna acontecer.

8 – Auditorias 

A sua empresa realiza, por exemplo, auditorias? Nem todas as intranets contam com funcionalidades preparadas para a realização desses processos que levam até a certificação ISO 9001.

Dentro da ferramenta da MMCafé algumas funcionalidades auxiliam este processo, como: 

  • Fluxo de aprovação: Fluxos aderentes à sua realidade corporativa, personalização de acordo com as áreas;
  • Versionamento Automático: Facilidade na identificação de mudanças através dos registros automáticos de versão. Compreenda quem, quando, onde e porquê as alterações aconteceram;
  • Ciclo de revisão: Execução de revisões periódicas por data ou prazo, flexível conforme o tipo de documento.

Além disso, a intranet MMCafé tem uma navegação moderna e busca poderosa, onde mantém seus documentos para certificação atualizados e centralizados em um só local, de forma simples e instantânea.

9 – Lei Geral de Proteção de Dados 

Um outro bom exemplo é que nem todas as plataformas de comunicação estão preparadas para atender a Lei Geral de Proteção de Dados, que entrou em vigor em agosto de 2020.

A ferramenta da MMCafé passou por uma grande reformulação e está com uma versão nova para atender todas as necessidades da Lei Geral de Proteção de Dados. 

Com isso a ferramenta oferece: 

  • Segurança dos Dados: Medidas de segurança da informação aptas a protegerem os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas;
  • Gestão do Consentimento e Anonimização: Atendendo à possíveis solicitações do titular;
  • Gestão dos Pedidos do Titular: Com a criação de banco de dados para controle dos pedidos dos titulares dos dados (acesso, confirmação, anonimização, consentimento, portabilidade etc.)

Além de todo um suporte e informações sobre como agir e quais os pontos importantes sobre a Lei.

10 – Integração entre pessoas, sistemas e projetos

Você já pensou quais integrações a sua intranet precisa ter e como ela irá se integrar? 

A MMCafé busca sempre integrações poderosas tanto entre pessoas como com projetos e diferentes sistemas, onde o usuário tem visualizações de informações, realiza transações e outras ações que ele necessita em um único lugar, uma única interface, evitando que tenha que acessar dezenas de ferramentas diferentes.

Isto impulsiona a eficiência dos seus colaboradores, sem a necessidade de ter que logar em múltiplas aplicações ou navegar por sistemas confusos, que fazem parte do dia-a-dia de muitas empresas.

Integrações com CRM, ERP, Service Desk, Aplicações de Reuniões Virtuais e muito mais podem ser feitas na plataforma.

Estes são alguns pontos que você deve considerar ao contratar uma intranet. Procure sempre por empresas responsáveis que buscarão junto ao seu time as melhores soluções para o seu projeto.