Como organizar as informações da empresa sem contratar tantas licenças do Excel?

Conheça a maneira mais fácil, segura e intuitiva de organizar as informações da empresa!

Hoje em dia, um dos grandes desafios dos profissionais de TI é manter a segurança dos dados. Afinal, com colaboradores trabalhando em diferentes modelos de trabalho, como organizar as informações da empresa de forma segura e, ao mesmo tempo, sem interferir na produtividade do time?

Em primeiro lugar, a organização das informações já não é uma tarefa fácil. Afinal, ela depende da cooperação de toda equipe e nem sempre todos são estão comprometidos ou adaptados às mesmas ferramentas.

Porém não basta apenas encontrar as ferramentas eficazes para o time, é preciso que elas sejam 100% seguras.  Caso contrário, a empresa corre o risco de ter suas informações confidenciais vulneráveis a ataques de hackers.

Segundo uma pesquisa realizada pelo Instituto Datafolha, 57% das empresas brasileiras de diversos setores relataram que são alvo de fraudes e ataques digitais. Por isso, na hora de organizar as informações da empresa, todo cuidado é pouco.

Na busca de solucionar o problema, muitas companhias recorrem a empresas que são muito reconhecidas pelas suas ferramentas. Por isso, elas oferecem sistemas de licenças complicados de compreender, com alto custo e pouco eficientes.

Mas você sabia que existe uma solução muito mais simples, prática e com ótimo custo benefício para organizar as informações da empresa de forma segura? Continue lendo, pois é sobre isso que falaremos neste artigo!

Organizar as informações da empresa
Organizar as informações da empresa

Sinais de que a empresa precisa otimizar a organização de informações

Acima de tudo, a falta de organização não afeta apenas a segurança da empresa. Além de deixar os dados vulneráveis, a produtividade do time também é diretamente prejudicada.

Confira a seguir alguns sinais de que a empresa necessita otimizar sua organização de informações o mais rápido possível!

  • Os colaboradores ficam literalmente perdidos na hora de encontrar um documento;
  • acúmulo de cópias e versões desatualizadas do mesmo documento;
  • Falta padrão de nomeação de documentos;
  • É comum haver dificuldade para encontrar uma informação desejada;
  • Alguns arquivos são armazenados em computadores de uso pessoal e fora do sistema da empresa;
  • Cada setor utiliza ferramentas próprias em uma tentativa de agilizar a rotina;
  • Não há segurança no acesso aos dados;
  • Colaboradores em home office com dificuldades de compartilhar dados com a equipe do escritório;
  • A empresa não realiza backup dos dados com frequência determinada;
  • Quando o sistema cai, toda a equipe é prejudicada, pois não há um backup das informações para que possam continuar trabalhando até o problema ser solucionado.

4 dicas para começar a organizar as informações da empresa agora mesmo!

Se você identificou alguns dos sinais citados acima, saiba que a produtividade dos seus colaboradores e a segurança dos dados encontram-se em risco. Portanto, comece agora mesmo a mudar essa realidade para otimizar a performance do time e evitar prejuízos.

1. Nada de papel!

Antes de mais nada, se a sua empresa ainda possui dados armazenados em gavetas infinitas, é hora de atualização. Afinal, engana-se quem pensa que o método convencional é o mais seguro para a organização de dados.

Isso porque, ao contrário de um serviço de armazenamento digital confiável, o papel irá se desgastar com o tempo, além do risco de ser facilmente perdido ou até passível de sofrer um acidente com fogo ou água. Além do risco de conter informações sensíveis, caindo em mãos erradas e infringindo a LGPD.

Por outro lado, a forma mais segura de armazenar dados é utilizando a tecnologia da Intranet MMCafé. Além de ser um local colaborativo e 100% seguro, também realiza backups, que são uma cópia de segurança de todo o armazenamento, caso aconteça algum imprevisto

2. Formalize o Canal Oficial

Então, a sua Intranet deve ser o canal oficial onde é possível armazenar todos os formatos e tipos de documentos: sejam eles planilhas do Excel, arquivos de Word, PDFs, vídeos, imagens, fotos, etc.

Além disso, a comunicação externa e interna também faz parte dos dados da empresa. Por isso é tão importante formalizar um canal que possibilite e armazene a comunicação e troca de informações. 

Logo, este canal irá manter os históricos armazenados de forma segura, garantindo assim maior apoio jurídico para empresa, colaboradores e clientes. Por fim, este canal deve ser acessível para colaboradores em home office, híbrido ou presencial e, de preferência, oferecer o versionamento dos documentos.

3. Segurança e conformidade com a LGPD

Reforçamos a importância do canal oferecer toda a segurança necessária para o armazenamento das informações. Afinal, estudos de empresas globais de cibersegurança revelam que 40% das empresas nacionais ainda não adotam medidas de segurança digital.

Como se não bastasse, são muitos os sistemas que ainda não estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Logo, isso se torna mais um risco para a empresa, pois a lei, que já está em vigor, pode gerar multas de até R$ 50 milhões.

Então, é de grande importância que você verifique se o sistema utilizado, além de ser seguro, também está em conformidade com a LGPD. Por falta de conhecimento ou negligência deste tópico, muitas empresas acabam sofrendo prejuízos irreversíveis.

4. Conscientize e Promova o engajamento dos colaboradores

Por fim, promova treinamentos para conscientizar, incentivar e engajar os colaboradores a utilizarem a ferramenta. Afinal, o sucesso do projeto dependerá do comprometimento da equipe.

Acima de tudo, o canal deve ser simples e intuitivo para que todos se adaptem rapidamente. Dessa forma, fica muito mais fácil promover o engajamento da equipe, e garantir que os benefícios sejam percebidos já em curto prazo.

Portanto, antes de culpar sua equipe pela falta de comprometimento com a organização, realize uma pesquisa para entender os reais motivos. Na maioria dos casos, ferramentas complexas e burocráticas são a principal causa que fazem os colaboradores buscarem ferramentas alternativas e pouco seguras.

Quais são os benefícios de organizar as informações da Empresa?

Além da solução para os diversos problemas que a falta de organização pode acarretar, os benefícios podem ser percebidos logo no curto prazo e são amplificados conforme a equipe ganha mais desenvoltura com o uso da Intranet. Por exemplo, alguns benefícios são:

  • Mais segurança para a empresa, colaboradores e clientes;
  • Maior integridade dos dados;
  • Facilidade para acessar e disseminar informação;
  • Equipe mais alinhada e colaborativa;
  • Maior segurança na preservação do histórico de ações;
  • Maior capacidade de análise de dados e inteligência de negócios;
  • Autonomia e ganho de tempo;
  • Aumento da produtividade.
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Conheça o módulo Planilhas Interativas: a maneira mais fácil, segura e intuitiva de organizar informações!

A opção de Planilhas Interativa é uma das mais de 100 funcionalidades que podem ser agregadas na Intranet MMCafé. Ele foi desenvolvido para, literalmente, poupar o tempo do seu colaborador.

Isso porque, em geral, as empresas precisam absorver custos e burocracia de licenças do Excel na tentativa de entregar ao colaborador um pouco mais de autonomia. Ainda assim, sabemos que a solução é pouco eficiente.

Já através deste módulo, o usuário consegue organizar, acessar e visualizar todas as informações de Planilhas e até de outros programas dentro da própria Intranet MMCafé, com tudo armazenado na nuvem.

Além disso, o usuário também ganha com a praticidade da ferramenta, que possui Filtros Inteligentes que facilitam a busca pelas informações necessárias. Basta digitar uma palavra-chave no campo de busca ou, se preferir, realizar a busca por meio de listas.

Em resumo, com este módulo o seu colaborador irá acessar as planilhas sem precisar sair da ferramenta. Além disso, caso não saiba o nome do documento, ele poderá realizar a busca por meio de lista ou palavras-chaves. É muito simples!

Sua empresa já possui a tecnologia da Intranet mais completa do mercado? Solicite uma DEMO da Intranet MMCafé!

Talvez, o módulo de Planilha Interativa seja uma novidade para você. Isso porque, a Intranet MMCafé não é apenas um sistema de comunicação interna, mas uma plataforma completa de Digital Workplace.

Em outras palavras, a Intranet MMCafé funciona como um ambiente online onde é possível compartilhar documentos, processos, políticas e treinamentos, fortalecendo a comunicação interna e a cultura da empresa.

Com a Intranet MMCafé a sua empresa tem segurança garantida. Pois trabalhamos com hospedagem em nuvem totalmente distribuída e otimizada com Kubernetes. Aliás, é o mesmo sistema utilizado pela Netflix, NuBank, Wall Mart, RD Station, Shopify e Ifood.

Além disso, a plataforma garante uma experiência incrível. Isso porque ela é muito intuitiva, fácil de usar e aceita os mais diversos formatos de documentos, sejam eles Word, Excel, PDF, vídeos e imagens em alta resolução.

Por fim, apesar de estar há mais de 20 anos no mercado, a MMCafé é uma Intranet Inovadora, e que está em constante evolução. Já contamos com mais de 100 módulos que podem ser incluídos à depender das necessidades do seu projeto e claro, a plataforma é 100% compatível com a LGPD.Você pode conhecer na prática todos os nossos serviços de forma gratuita! Solicite uma DEMO, faça o teste e entenda porque a MMCafé é a Intranet preferida de empresas presentes em mais de 23 países!

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