Como engajar os colaboradores à Intranet

Como engajar os colaboradores à Intranet

7 IDEIAS PARA AUMENTAR O ENGAJAMENTO DA EQUIPE COM A INTRANET

Imagine uma empresa que, insatisfeita com a falta de centralização e a desorganização das informações, contrata um sistema de Intranet.

Após implantação e uma série de esforços até finalmente conseguir lançar a plataforma, percebe que há baixa utilização por parte dos usuários e sente-se frustrada.

Certamente você já viu este cenário. Então, como estimular e garantir o acesso dos colaboradores à Intranet?

Esta é a dúvida mais frequente dos nossos clientes. Como garantir que toda a empresa acesse a Intranet e que ela possa se tornar o principal canal de comunicação corporativa?

Antes de responder a estas perguntas, é importante perceber que a vida corporativa, assim como a nossa vida pessoal, está cada vez mais dinâmica e acelerada.

Temos cada vez menos tempo disponível para executar as tarefas do dia-a-dia. Por isso, o acesso à Intranet tem que estar diretamente relacionado a atividades que cada um de nós precisa desempenhar durante a jornada de trabalho, caso contrário as atividades cotidianas vão tomar todo o tempo do colaborador sem que ele acesse os canais de Comunicação Corporativos.

O QUE PUBLICAR NA INTRANET PARA AUXILIAR OS COLABORADORES COM SUAS ATIVIDADES DIÁRIAS

Da mesma forma que um shopping planeja como gerar fluxo de pessoas nas suas lojas e corredores, os responsáveis por Conteúdo precisam pensar como trazer público e audiência para a Intranet.

Além disso, trazer este público com uma frequência diária e não somente no lançamento de produto ou da própria Intranet é tão importante quanto atrair estas pessoas.

Os shoppings possuem cinemas, grandes magazines, praça de alimentação, áreas de serviços, entre outras opções que atraem e mantém a visitação diária de seu público que vai ao banco, almoça, assiste um filme e acaba até comprando algo.

Então percebemos que não são somente as lojas que trazem a visitação. Até porque você pode comprar um brinquedo ou uma roupa, mas você provavelmente não vai fazer isso todos os dias do mês.

O que faria o meu funcionário precisar ou gostar de acessar a internet todo dia? Quais estímulos ele busca em uma plataforma de comunicação?
São perguntas que o gestor da Intranet pode e deve fazer para atingir melhores resultados de Comunicação com a plataforma e, consequentemente, maior capacitação das equipes e ganhos com produtividade.

Listamos abaixo sete ideias de uso da Intranet para aumentar o engajamento diário dos colaboradores.

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SETE IDEIAS DE AÇÕES PARA AUMENTAR O ENGAJAMENTO NA INTRANET

Estes motivos normalmente estão associados a funcionalidades rotineiras, que os colaboradores precisam acessar todos os dias, como por exemplo:

  • bater o ponto;
  • olhar os indicadores de performance da sua área;
  • acessar links para os principais sistemas da empresa;
  • acessar formulários de reembolso;
  • férias;
  • acessar o seu holerite;
  • e até mesmo um dashboard com todas informações de vários sistemas já abertas em uma única tela, o chamado cockpit.

Cada colaborador tem um papel diferente dentro da empresa, então precisa de informações distintas, personalizadas para o seu dia a dia.

Desta forma, as informações que ele busca diariamente na Intranet são diferentes para cada perfil de funcionário e a Intranet tem que permitir esse tipo de personalização, tanto pelo perfil do funcionário, como sua área e até mesmo as suas preferências pessoais.

Assim, você reduz o atrito e a dificuldade de encontrar e acessar informações.

Imagine que a Intranet de um gerente de vendas deva apresentar facilmente, talvez até na página inicial, a performance da sua região.

Já um gerente de loja precisa conseguir ver a performance da sua loja. E um estagiário precisa ver os documentos que faltam para ele receber um benefício que solicitou.

A forma de engajamento tem que partir de uma colaboração entre as diferentes áreas da empresa não somente da área de comunicação.

Os gestores da Intranet têm que trabalhar integrados com as diferentes áreas e principalmente com a área de tecnologia da informação, que vai poder facilitar ou até mesmo fazer essas integrações da mesma forma que durante o nosso dia-a-dia temos que colaborar com diferentes áreas para cumprir nossas tarefas a Intranet não poderia ser diferente.

A Intranet tem que ser um reflexo da organização: da mesma forma que uma empresa não funciona somente com um departamento, a Intranet também tem que ser criada pela colaboração de diferentes departamentos e assim entregar o melhor conteúdo, a melhor informação e a maior colaboração possível entre as áreas.

Assim se você quer engajar o seu público, o primeiro passo é entender o que esses públicos (sim, pois são vários públicos cada um com uma necessidade diferente), procuram na Intranet e alinhar com as áreas que são donas dessas informações ou sistemas como publicá-los e manter estes atualizados de uma forma simples, automática, se possível, rápida e de preferência descentralizada.

Com certeza este processo dará muita visibilidade para a sua Intranet e para o seu trabalho.

Dúvidas e sugestões procurem a MMCafé. Somos especialistas e apaixonados pelo que fazemos e podemos dividir muitos cases de sucesso com você.

Até mais.