Como comunicar melhor em 4 passos

Intranet Call Center MMCafé Base

4 PASSOS PARA COMUNICAR MELHOR

Em tempos de Home Office, sendo gestor ou parte da equipe, a comunicação é uma necessidade de todos e, quanto mais eficiente for, mais produtivo e agradável será o dia-a-dia de trabalho corporativo.

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GARANTA QUE ESTÁ PRATICANDO A MELHOR COMUNICAÇÃO
POSSÍVEL EM 5 PASSOS:

 1 – Esclareça para si os 5W e 2H

Antes de transmitir qualquer mensagem, defina:

WHAT: O que quer comunicar? O que será feito – em etapas.
Descreva tema e assuntos relacionados sobre a mensagem que quer transmitir. O que é importante que o receptor saiba para compreender o que deverá ser feito? Busque ser didático e sucinto.

WHO: Para quem quer comunicar?
Quem são as pessoas que deverão receber e atuar a partir da mensagem transmitida?

WHY: Por que quer comunicar?
Qual objetivo quer alcançar após transmitir esta mensagem?

WHERE: a ação que espera que seja adotada irá acontecer onde?
Tem um endereço físico ou será online? Por onde o receptor tomará conhecimento (reunião online, intranet, e-mail, call?) e quais canais deverá utilizar para realizar a ação a qual será direcionado?

WHEN: qual é o momento mais adequado para você transmitir esta mensagem?
E qual prazo o receptor terá para tomar alguma ação a partir dela? Aqui é importante ter em mente o passo-a-passo para clarear o processo e também para haver ganho de produtividade.

HOW: como a mensagem deverá ser estruturada, qual linguagem, que elementos visuais (se houver)? E, após ser transmitida, como deverá ser executada

HOW MUCH: se houver custos, importante mapeá-los, provisioná-los e eleger um responsável para acompanhá-los após a execução.
Normalmente a mensagem que você irá dividir com alguém não irá gerar custos, pois você utilizará telefone, plataforma para reunião virtual ou mensagens de texto para compartilhá-lha. Já a ação que você irá orientar possivelmente irá envolver custos, portanto é bom considerar previamente valores aproximados ou pelo menos mencionar que a ação terá custos a serem relacionados.

Imagem: Google Imagens

2 – Certifique-se que está sendo compreendido

Durante a transmissão da mensagem, certifique-se que o receptor está compreendendo o que está sendo passado. De tempos e tempos após transmitir a mensagem, pergunte se há alguma dúvida sobre o que está sendo comunicado e também peça para que o receptor explique o que exatamente ele está entendendo. Isso contribuirá para que ele absorva melhor a mensagem e a tarefa, além de antecipar possíveis dúvidas que poderiam surgir durante a execução.

3 – Formalize o que foi alinhado

A rotina das pessoas é recheada de informações e tarefas, facilitando com que alguns trabalhos caiam no esquecimento. Assim, após a transmissão da mensagem, reforce o que ficou alinhado, formalizando a mensagem, as tarefas, prazos e responsáveis.

Para isso, você poderá utilizar o e-mail ou a ferramenta “Aceite de Termos” com o recurso “Leitura obrigatória”, disponível na Intranet MMCafé, realizando esta formalização segmentada por áreas ou usuários.

4 -Acompanhe a execução e faça ajustes

Como as tarefas estão se saindo? As pessoas estão sendo eficientes ou há déficit de dedicação, excesso de dúvidas ou mesmo esquecimento da execução das atividades?

Acompanhando a execução, a entrega será mais ágil e melhor direcionada. Você poderá acompanhar por reuniões periódicas, e-mails (que podem ficar perdidos entre tantos outros) ou recursos na Intranet MMCafé como:

  • Chat: assim você aciona os envolvidos apenas com um lembrete;
  • Tarefas: ferramenta em que os envolvidos podem se organizar para que exista uma melhor produtividade;
  • Fórum: esse recurso permite que os envolvidos criem tópicos com as dúvidas em questão e tenham respostas e comentários agrupados e relacionados ao assunto abordado.

Se a mensagem for complexa, considere criar um projeto
ao invés de um comunicado

Este conteúdo foi desenvolvido com o objetivo de que você e os demais colaboradores se comuniquem melhor, mais precisamente em comunicações rápidas. Para informações e tarefas complexas, o ideal é que o responsável pelo trabalho crie um projeto, podendo organizar as tarefas em Sprints através do recurso Trello (link para o site Trello), por exemplo, que oferece versões gratuitas e pagas.

Assim, você poderá definir prazo maior, com o número necessário de envolvidos e tarefas, medindo também o nível de dificuldade de cada ação, mas este é um assunto para um próximo post.

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