8 erros na comunicação home office da sua empresa

8 erros na comunicação home office da sua empresa

Confira como está o desempenho da sua empresa com seus colaboradores e evite aumentar a distância e falta de proximidade promovida pelo trabalho remoto

Escrito por Bruna Peres

Com a pandemia de Covid-19 ainda presente, muitas empresas estão mantendo seus colaboradores em home office sem previsão de retorno ao ambiente físico de trabalho.

Assim, aplicar as melhores técnicas para se aproximar do colaborador deixa de ser algo importante para se tornar fundamental, já que a comunicação é o elo principal para que os resultados dos projetos sejam satisfatórios.

Reunimos os 8 principais erros cometidos que causam ruídos e aumentam o retrabalho do colaborador, aumentando a distância entre ele e a empresa.

1 – Entregar ao colaborador arquivos desatualizados ou obsoletos

Além de causar retrabalho, a entrega equivocada de arquivos, imagens ou mídias faz com que a imagem da sua empresa também possa ser prejudicada – afinal, as informações muitas vezes não param dentro da empresa, alcançando clientes e fornecedores.

Com a Intranet MMCafé você conta com as ferramentas Versionamento ou Histórico automático de versões que permite acessar os arquivos atualizados e acompanhar as alterações. 

Além disso, também é possível controlar a alteração de documentos ou captar informações sobre estas alterações.

2 – Não ter a certeza se a informação enviada foi acessada

Quantos prejuízos acontecem quando a informação não chega a tempo ou mesmo quando até chega, mas o colaborador em home office acaba não a acessando, não é mesmo?!

Por isso a MMCafé entrega funcionalidades como Notificações que chamam a atenção do colaborador com alertas para garantir a entrega do conteúdo; Aceite de termos que formaliza que o usuário está de acordo com a informação divulgada; “Leitura comprovada” informa que o colaborador acessou a informação, rolando a página para acompanhar o conteúdo; 

3 – Processos não realizados por perda de prazos

Garantir que os processos alinhados sejam cumpridos no prazo correto é super importante e, com a distância, algumas ferramentas se fazem imprescindíveis para impedir falhas. 

Experimente o Ciclo de revisão que garante a revisão de materiais, definição de responsáveis e revisão periódica dos processos. Além disso, o recurso Calendários te dá a previsibilidade das próximas ações da empresa, alinhando todos na mesma página.

4 – Falta de treinamentos ou acesso às informações em um só local

Políticas, mídias, vídeos, informações devem estar acessíveis a todos, em um só local, evitando assim que atenção e tempo sejam desperdiçados. 

Por isso, a Intranet MMCafé oferece Galeria de arquivos onde você pode disponibilizar vídeos, arquivos, imagens e o que mais for necessário para que a equipe esteja sempre bem treinada.

Além disso, você também conta com o módulo Glossário que tira todas as dúvidas que o colaborador possa ter a respeito de algum assunto técnico ou termo específico utilizado pelos demais. 

Você também poderá fazer pesquisas internas, como pesquisas de clima ou mesmo avaliações de desempenho com o módulo Quiz, descobrindo pontos fortes e fracos dos conhecimentos dos colaboradores, prevenindo erros de atendimento ou de procedimentos internos.

5 – Perda de tempo na busca por informações

Nosso tempo está a cada dia mais concorrido, escasso e valioso. Por isso, a MMCafé desenvolveu a função Busca Indexada, que encontra em segundos a informação que o colaborador precisa, ainda que tal informação esteja dentro de documentos ou arquivos. 

Além disso, também é possível buscar pessoas, ramais, skills ou outra informação relevante que o seu colaborador ou gestor esteja precisando encontrar na base. É tecnologia de primeiro mundo!

6 – Ter uma comunicação de via única

Apenas enviar informações e não ter a certeza de como a mesma está sendo recebida e aplicada é algo que pode atrapalhar o desenvolvimento dos projetos internos. 

É importante dar voz aos colaboradores e compreender como o conteúdo está chegando a eles: se eles estão compreendendo o que está sendo dito, se eles têm dúvidas, se têm sugestões…

Por isso a MMCafé disponibiliza funções como Feedback de conteúdo em que o usuário avalia o conteúdo disponibilizado e faz sugestões a partir dele. Além disso, as buscas que não resultam em conteúdo algum são informadas também ao gestor de conteúdo, assim ele poderá compreender possíveis gaps de comunicação. 

7 – Não promover datas importantes e engajamento

O trabalho remoto, por si só, já promove um ambiente de distância entre as pessoas, um problema que pode ser resolvido com as ferramentas certas.

A MMCafé disponibiliza alguns recursos como Aniversariante do dia para garantir que as felicitações sejam dadas ao colaborador que está fazendo aniversário, assim como também a funcionalidadeAniversário de empresaque informa a todos quem está cumprindo mais um ano de colaboração junto ao time.

8 – Não fazer a gestão da comunicação

Reunir e analisar a comunicação, promovendo melhorias, é algo extremamente importante não apenas para o clima de trabalho evoluir, mas também para aproximar pessoas e evitar erros simples que representam queda na produtividade da empresa em geral.

Por isso, a MMCafé oferece Dashboards e Relatórios para facilitar a vida do gestor, entregando informações relevantes como Conteúdos acessados e não acessados, quais pessoas ou áreas estão interagindo mais ou deixando de interagir, quais os assuntos mais buscados e as buscas que não resultaram em conteúdo nenhum, entre outros diversos pontos configuráveis conforme a sua necessidade.

Garanta excelência na comunicação mesmo em tempos de trabalho remoto. Com a Intranet MMCafé você aproxima sua empresa de cada um dos seus colaboradores, aumentando produtividade e garantindo a melhor gestão possível da comunicação interna!