Os graus de maturidade de uma intranet são usados para representar a qualidade dessa ferramenta, é dessa forma que as empresas conseguem ter os dados e informações necessárias para se definir o que está funcionando ou fazendo falta na intranet da empresa.
Intranet é um tipo de software de comunicação interna, que tem como objetivo servir como um canal único de comunicação, que seja simples, intuitivo e completo. Essa ferramentas acabam sendo a solução mais comum para se resolver uma comunicação interna problemática, uma vez que a intranet afeta todas áreas que medem o que deve existir nesse setor comunicativo.
No entanto, antes de compreender as métricas usadas pelos graus de maturidade de uma intranet, é essencial que se entenda o que é uma intranet e quais são as expectativas em relação a elas.
O que é uma intranet
A melhor definição para esse tipo de software, seria a ideia de uma internet privada que só permite o acesso aos colaboradores da empresa ou indivíduos com a devida autorização. A comparação com a internet não para por aí, uma vez que o protocolo de comunicação utilizado nas intranets é o mesmo encontrado na internet.
O objetivo por trás de se obter uma intranet, está diretamente ligado a ideia de possuir um canal de comunicação interna que seja completo, simples e intuitivo, onde os colaboradores irão encontrar com facilidade as informações e dados necessários para cumprir com suas tarefas. Agora que ficou claro o que é uma intranet, pode-se explicar o que são esses graus de maturidade de uma intranet.
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A importância da intranet eficiente para empresas
Ter uma intranet eficiente pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, principalmente para as que possuem um grande número de funcionários e precisam de uma comunicação interna ágil e eficaz.
Uma das principais vantagens de uma intranet é a centralização das informações, o que facilita o acesso e o compartilhamento de dados e documentos entre os colaboradores de diferentes setores. Isso também contribui para uma maior produtividade e eficiência, uma vez que os funcionários podem acessar as informações de forma rápida e segura, sem depender de outros colegas ou de processos burocráticos.
Outro aspecto importante da intranet é a possibilidade de integração com outras ferramentas de gestão empresarial, como CRM, ERP e sistemas de RH. Isso permite uma gestão mais eficiente e integrada de processos, reduzindo erros e retrabalhos.
Além disso, uma intranet bem estruturada pode ser uma ferramenta importante para a comunicação interna, com o uso de fóruns, chat, e-mails internos e outras formas de interação entre os colaboradores. Isso facilita a troca de informações e ideias, favorecendo o trabalho em equipe e a colaboração entre os setores.
A segurança das informações é um aspecto fundamental da intranet. Com a utilização de recursos de criptografia, controle de acesso e monitoramento, é possível garantir que as informações da empresa estejam protegidas de acessos indevidos e vazamentos.
Graus de maturidade de uma intranet
Como foi dito anteriormente, os graus de maturidade de uma intranet são as métricas utilizadas para se definir o que está funcionando ou em falta na sua intranet.
É a partir deles que se compreende quais são as próximas que devem ser tomadas para aprimorar essa ferramenta. Abaixo, estarão listadas as métricas usadas pelas empresas para se medir os graus de maturidade de uma intranet:
- Sponsor: também conhecido como patrocinador, sponsor é a garantia dos recursos organizacionais e financiamento e patrocínio executivo necessários que irão garantir a sustentabilidade de uma intranet;
- Governança: a melhor definição para governança corporativa seria os mecanismo e princípios dentro de uma organização que busca evitar problemas dentro da companhia por meio de um conjunto de regras que otimize os processos;
- Usuários: é de suma importância que a plataforma busque entregar as necessidades que os usuários da intranet desejem. Realizar pesquisas para entender qual é o comportamento do usuário na plataforma, é essencial para tal;
- Design: sempre é interessante pensar num design para sua intranet que consiga entregar a melhor experiência de navegação possível para o usuário, levando sempre em consideração sugestões, resultados de pesquisas e etc;
- Tecnologia: é importante que a intranet implementada na sua empresa tenha em mente as particularidades da mesma, ou seja, buscar uma ferramenta que seja feita sob demanda, no modelo custom-built (Soluções de Embalagem) é o ideal;
- Treinamento: antes que seja uma exigência utilizar a intranet da empresa, é importante treinar os colaboradores para que eles façam o melhor uso possível dessa ferramenta, e possam portanto otimizar os processos.
Além desses pontos, é importante também ter uma equipe engajada com a intranet corporativa, uma vez que um time motivado vai adotar a ferramenta com mais facilidade.
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Retorno
Criar um formato para receber feedbacks constantes, com critérios claros, para que assim se possa medir o retorno e o uso da ferramenta. A partir do momento que uma empresa entende essa iniciativa e passa a buscar alguém que seja especialista para auxiliar na passagem para próxima etapa, é nesse instante que a companhia está genuinamente preparada para mudar de estágio.
É aí que a MMCafé entra, uma vez que ela possuí produtos e serviços que irão ajudar nestes graus de maturidade de uma intranet bem desenvolvida e intuitiva para a sua gestão.
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