Como criar uma base de conhecimento?

COMO CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO?

Vamos ver como criar uma base de conhecimento, porque sua organização deve ter uma, o que incluir, como e por onde começar – e como ela promove o aprendizado, a colaboração e a produtividade contínua.

Escrito por Thiago Andrade

A cada dia, mais e mais informações estão disponíveis para os funcionários, mas eles sabem onde encontrá-las? E conseguem encontrar o que precisam de forma rápida e assertiva?

Neste artigo vamos entender como criar uma base de conhecimento que irá tornar eficiente a comunicação da sua equipe, capacitando seus colaboradores a fazerem operações mais ágeis e de melhor qualidade.

Talvez o trabalho remoto de alguns dos seus funcionários esteja fazendo com que percam importantes conteúdos compartilhados em reuniões – por exemplo. Para ocorrer a integração de um novo colaborador são necessários vários dias. E se ela não vier acompanhada de um sistema que ofereça suporte para atualização contínua e respostas para as dúvidas mais comuns, parte desse investimento é perdida. E o que é pior, trazendo ainda prejuízos, erros ocasionados por funcionários confusos e inseguros sobre informações relacionadas à empresa, produto ou processos.

Se esses cenários parecem familiares ao que acontece na sua empresa, você não está sozinho. É comum notar que, em média, os funcionários gastam quase 20% do tempo procurando por documentações internas. E com isso o engajamento e a produtividade do time vão sendo afetados.

Felizmente existe uma solução extremamente simples. Uma base de conhecimento interna eficaz pode reduzir o tempo em que os funcionários gastam procurando informações, fornecendo acesso instantâneo a conteúdos e documentos importantes, que podem ser encontrados a qualquer hora, em qualquer lugar.

Vamos ver como criar uma base de conhecimento, porque sua organização deve ter uma, o que incluir, como e por onde começar – e como ela promove o aprendizado, a colaboração e a produtividade contínua.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DE CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO INTERNA?

Uma base de conhecimento é uma biblioteca online de autoatendimento que captura, organiza e compartilha o conhecimento da sua empresa em uma plataforma centralizada, segura e de fácil acesso entre departamentos, áreas geográficas e projetos.

Ela revela o conhecimento valioso da empresa e as informações atualmente armazenadas em arquivos, discos rígidos e cérebros de funcionários.

Para ser eficaz, uma base de conhecimento deve ser acessível, segura, fácil de navegar e atualizada. Considere os seguintes benefícios de criar uma base de conhecimento interna robusta:

  • Conecte funcionários, mesmo os que estão trabalhando de forma remota;
  • Melhore a colaboração e a produtividade;
  • Acelere o aprendizado e a tomada de decisões;
  • Reduza os custos com integração de funcionários;
  • Previna a perda de conhecimento;
  • Aumente a satisfação do cliente final, consequência natural de se investir em uma solução eficaz que promove melhorias no atendimento

OITO DICAS PARA CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO EFICAZ QUE CRESCE COM SUA EMPRESA

Os benefícios são claros. Agora, como começar? Leia dicas e estratégias para garantir que você possa criar uma base de conhecimento que beneficie a todos – e cresça com sua organização.

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  1. Determine quais informações incluir
    Da política de licença da empresa às diretrizes da marca e melhores práticas para responder a consultas de clientes, tudo o que for relevante para seus funcionários deve ser incluído em sua base de conhecimento.

    Um centro de governança mantém os funcionários informados sobre comunicações comerciais importantes, centralizando políticas e procedimentos.

    A plataforma de intranet MMCafé conta com recursos como aceite de termos que permite atualizações sobre políticas internas, além de ser uma ferramenta 100% compatível com a LGPD.

  2. Decida quem serão os responsáveis.
    RH ou TI? Quem assumir a função de liderança irá gerenciar o conteúdo, manter a comunidade, gerenciar a logística e gerir que os problemas sejam tratados à medida que surgem.

    A base de conhecimento MMCafé oferece recursos como permissões de usuários e chamados internos. Segmente que pessoas ou grupos irão acessar quais conteúdos e crie/acompanhe abertura de chamados internos, atribuindo a diferentes responsáveis e áreas e fazendo a gestão das solicitações dos colaboradores.

  3. Identifique seus especialistas em conteúdo.
    Uma base de conhecimento robusta e confiável depende da geração de um fluxo constante de informações novas e confiáveis. Identifique quais  funcionários que possuem o conhecimento necessário e use-os como ponto de partida para a construção e atualização de conteúdo.

    Ofereça ao seu time de publicadores e gestores da comunicação uma plataforma que ofereça recursos como armazenamento de documentos e fluxo de atendimento, oferecendo mapas mentais para orientar de maneira ágil e simples a sua equipe no momento do atendimento

  4.  Combine a estrutura e a organização do conteúdo.
    A organização é vital para localizar o conhecimento que você armazenou.

    A documentação da sua base de conhecimento deve ser organizada de forma lógica, rápida e fácil de usar e permitir feedback do usuário e contribuições contínuas.
  5.  Desenvolva uma voz consistente.
    Certifique-se de que as informações armazenadas em sua base de conhecimento tenham uma “voz” reconhecível que reflita sua marca.

    Certifique-se também que os colaboradores usem o mesmo estilo, tipo de conteúdo e tom. Tenha uma base de conhecimento com a sua marca, colocando todas as suas diretrizes e recursos criativos em um único hub digital.

    No sistema para base de conhecimento MMCafé, sua empresa conta com flexibilidade para o uso de elementos conforme identidade da sua empresa, aproximando os colaboradores da sua marca.

  6. Use a tecnologia a seu favor
    A tecnologia desempenha um papel importante na padronização, armazenamento e organização da base de conhecimento.

    Muitas organizações optam por uma plataforma de intranet projetada especificamente para esse propósito.

    A MMCafé oferece Intranet para base de conhecimento com mais de 90 funcionalidades! Saiba quais são elas clique aqui.

  7. Torne-o conteúdo pesquisável.

    No local de trabalho digital, os funcionários precisam encontrar rapidamente as informações e documentos. Considere, portanto, filtros e recursos de pesquisa robustos. Marque artigos para facilitar a pesquisa de conteúdo.

    A intranet MMCafé possui um recurso de busca indexada poderosa que permite ao colaborador encontrar as informações de forma rápida em um único local, ainda que tais informações estejam dentro de arquivos como word, excel, power point ou PDF.

  8. Basta começar.
    Se é hora de colocar as diretrizes, documentação e processos de sua empresa em um só lugar, você está pronto para criar uma base de conhecimento.

    Comece com o básico – escolhendo tópicos, colaboradores, estilo e plataforma de tecnologia – e depois comece a escrever.

    Em pouco tempo, você terá uma base de conhecimento funcional e eficaz, que pode ser construída e aprimorada com o tempo. Não importa quanto conteúdo você adicione, uma base de conhecimento moderna permanece navegável, confiável e acessível.

    Aliás, a base de conhecimento MMCafé oferece o versionamento, que garante que as versões anteriores de documentos sejam preservadas, garantindo assim que não haverá a perda de informações importantes.

    Também é possível saber quais conteúdos foram acessados por quem, e quando foram acessados, permitindo assim uma gestão inteligente da comunicação através de relatórios e dashboards.

    Armada com um plano eficaz para criar e construir uma base de conhecimento em uma plataforma compartilhada e integrável com outros sistemas da sua empresa, como CRMs e ERPs, sua empresa poderá unificar e distribuir informações de maneira segmentada, eliminar barreiras de produtividade, melhorar a colaboração e aprimorar a tomada de decisões.

    E quando os funcionários têm autonomia para fazer seu trabalho com mais rapidez e eficiência, isso é bom para seus resultados financeiros.

PRONTO PARA CRIAR A SUA BASE DE CONHECIMENTO?

Um dos ativos mais valiosos da sua empresa é o conhecimento – e no mercado competitivo de hoje, você não pode se dar ao luxo de perdê-lo.

Com a solução de Intranet MMCafé, você tem uma base de conhecimento que não apenas hospeda seu conteúdo, mas captura novos conhecimentos e ideias conforme eles se desenvolvem.

Fale com um dos nossos especialistas no chat ao lado, ou entre em contato conosco e veja como nossa plataforma de Intranet elevará a comunicação da sua empresa.