8 dicas para criar uma base de conhecimento

A cada dia, mais e mais informações estão disponíveis para os funcionários, mas eles sabem onde encontrá-las? E conseguem encontrar o que precisam de forma rápida e assertiva?

Para se criar uma base de conhecimento é necessário entendermos o que ela é. A base de conhecimento é uma biblioteca online de autoatendimento que captura, organiza e compartilha o conhecimento da sua empresa em uma plataforma centralizada, segura e de fácil acesso entre departamentos, áreas geográficas e projetos.

Neste artigo vamos entender como criar uma base de conhecimento que irá tornar eficiente a comunicação da sua equipe, capacitando seus colaboradores a fazerem operações mais ágeis e de melhor qualidade.

O trabalho como é feito hoje em dia

Talvez o trabalho remoto de alguns dos seus funcionários esteja fazendo com que percam importantes conteúdos compartilhados em reuniões – por exemplo. Para ocorrer a integração de um novo colaborador são necessários vários dias.

E se ela não vier acompanhada de um sistema que ofereça suporte para atualização contínua e respostas para as dúvidas mais comuns, parte desse investimento é perdida. E o que é pior, trazendo ainda prejuízos, erros ocasionados por funcionários confusos e inseguros sobre informações relacionadas à empresa, produto ou processos.

Se esses cenários parecem familiares ao que acontece na sua empresa, você não está sozinho. É comum notar que, em média, os funcionários gastam quase 20% do tempo procurando por documentações internas. E com isso o engajamento e a produtividade do time vão sendo afetados.

Felizmente existe uma solução extremamente simples. Uma base de conhecimento interna eficaz pode reduzir o tempo em que os funcionários gastam procurando informações, fornecendo acesso instantâneo a conteúdos e documentos importantes, que podem ser encontrados a qualquer hora, em qualquer lugar.

Vamos ver como criar uma base de conhecimento, porque sua organização deve ter uma, o que incluir, como e por onde começar – e como ela promove o aprendizado, a colaboração e a produtividade contínua.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DE CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO INTERNA?

Para ser eficaz, uma base de conhecimento deve ser acessível, segura, fácil de navegar e atualizada. Considere os seguintes benefícios de criar uma base de conhecimento interna robusta:

• Conecte funcionários, mesmo os que estão trabalhando de forma remota;
• Melhore a colaboração e a produtividade;
• Acelere o aprendizado e a tomada de decisões;
• Reduza os custos com integração de funcionários;
• Previna a perda de conhecimento;
• Aumente a satisfação do cliente final, consequência natural de se investir em uma solução eficaz que promove melhorias no atendimento

Criar uma base de conhecimento traz uma autoridade valiosa para a empresa por conseguir armazenar informações em arquivos, discos rígidos e cérebros dos colaboradores da equipe.

8 DICAS PARA CRIAR UMA BASE DE CONHECIMENTO EFICAZ QUE CRESCE COM SUA EMPRESA

Os benefícios são claros. Agora, como começar? Leia dicas e estratégias para garantir que você possa criar uma base de conhecimento que beneficie a todos – e cresça com sua organização.

Da política de licença da empresa às diretrizes da marca e melhores práticas para responder a consultas de clientes, tudo o que for relevante para seus funcionários deve ser incluído em sua base de conhecimento.

RH ou TI? Quem assumir a função de liderança irá gerenciar o conteúdo, manter a comunidade, gerenciar a logística e gerir que os problemas sejam tratados à medida que surgem.

Identifique seus especialistas em conteúdo

Uma base de conhecimento robusta e confiável depende da geração de um fluxo constante de informações novas e confiáveis. Identifique quais  funcionários que possuem o conhecimento necessário e use-os como ponto de partida para a construção e atualização de conteúdo.

A organização é vital na hora de criar uma base de conhecimento e ter acesso pleno ao conteúdo que você armazenou. Certifique-se de que as informações armazenadas em sua base de conhecimento tenham uma “voz” reconhecível que reflita sua marca.

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia desempenha um papel importante na padronização, armazenamento e organização da base de conhecimento. Muitas organizações optam por uma plataforma de intranet projetada especificamente para esse propósito.

Se é hora de colocar as diretrizes, documentação e processos de sua empresa em um só lugar, você está pronto para criar uma base de conhecimento assertiva, completa e totalmente funcional.

Veja também: A Busca Poderosa, a ferramenta de pesquisa completa da MMCafé

PRONTO PARA CRIAR A UMA BASE DE CONHECIMENTO?

Um dos ativos mais valiosos da sua empresa é o conhecimento – e no mercado competitivo de hoje, você não pode se dar ao luxo de perdê-lo. Com a solução de Intranet MMCafé, você tem uma base de conhecimento que não apenas hospeda seu conteúdo, mas captura novos conhecimentos e ideias conforme eles se desenvolvem.

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